快速進入工作狀況的十個要點

因為跟生產力奮戰好幾年了,所以簡單紀錄一下幾點心得跟大家分享:

  1. 關閉所有瀏覽器分頁
    只留下工作用分頁。 還沒讀完的分頁善用 OneTab 或 Pocket 整理;用不到的分頁不管未來會不會用到,一定要關閉。每次工作前花個十分鐘儲存網址,保證心理輕輕鬆鬆。
  2. 轉換情境
    當你在同一個環境遲遲無法進入狀況時,試著換到另外一個新的環境,可讓你快速進入狀況。
  3. 關閉所有不重要訊息的通知
    社群網路的東西,應該是在通勤或離開工作時消遣看就好;很多人會保留社交網路通知,工作沒幾分鐘手機響了,就急著拿出來看一下,這樣很容易分散注意力。而且根據最近的研究,越常這樣越容易導致智商降低。
  4. 設定蕃茄定時鐘
    這個很多人談過了,跳過不談。
  5. 善用工作桌面切換功能
    例如用 OS X 的 Space 功能做工作情境切換;並且養成桌面乾淨不放東西的好習慣。真的要放的話,不要超過五個資料夾。
  6. 妥善分配大腦資源
    把心煩、瑣碎的事情先處理掉。

你可能不知道,你在操作各個不同的桌面應用程式時,你的大腦其實消耗了部分資源在記憶「某個 Issue 在某個 App」、「某個內容的解法在某個瀏覽器分頁」、「某個筆記只寫了一半,放在 Evernote 上」、「會議記錄還沒整理完」等等等等等。

只要有東西做一半,你放在那邊,就會花掉越多資源掛念那些項目;你花越多資源在掛念這些小項目,就會讓你很難進入狀況。

因此上面第一點所提的,就是在減少這類的資源消耗。分頁、程式等等用不到的就盡量關掉,要用到再另外開啟(也就是所謂garbage collection)。

  1. 能快速解決的項目就盡快解決
    先從最小的項目開始。有的時候,容易做的部分不要熬夜急著做完,留到第二天開始做,也可以幫助第二天快速進入狀況。
  2. 工作前先寫 To-do 列表
    雖然有些項目做不完,但建議每次都重新寫一次,用筆記本的新頁面重新謄一遍還沒做完的項目。這樣做,一方面可以減少心理壓力(覺得做很慢沒進度)一方面可以營造重新開始的情境,此外你也可以把項目細節寫得前一次更清楚。
  3. 意志力的聚焦
    其實類似使用界王拳集氣 XD,資源的重新分配需要一段時間,但只要分配好,能用的資源越多,就很容易進入狀況。隨著常常練習分配資源,進入狀況的速度就會越快。
  4. 自己打造工作環境
    不一定要非常安靜的辦公室、大螢幕或幾萬塊的椅子才能集中注意力,只要多練習即可,筆者現在在公車上、捷運上、7–11 都可以很快速進入狀況,相信你也可以。